I. Jogi személyiséggel rendelkező pályázók részére
A támogatás elszámolási rendszerben működik: a megítélt összeget a helyes elszámolás átadása után kaphatja meg a pályázó. A megnyert összeget a pályázó szervezet átszámlázza.
Az elszámolásnak tartalmaznia kell:
1. a pályázó szervezet nevére kiállított számlák és nyugták másolatát. Minden eredeti számlán tüntessék fel: Decontat la Fundația Communitas, majd a felirattal együtt fénymásolják azt, pecsételjék le és írják alá a dokumentumokat, feltünteve: conform cu originalul.
2. a pályázó szervezet által a Communitas Alapítvány nevére (Fundaţia Communitas, Cluj Napoca, Str. Republicii nr. 60, cod Fiscal 10411135, BCR Cluj, Cod IBAN: RO 02 RNCB 0106026613610001) kiállított számlát: recuperat cheltuieli conform anexelor, feltüntetve a számlán a nyertes pályázat iktatószámát is.
3. egy román nyelvű tartalmi, tevékenységi beszámolót, amely tartalmazza: a rendezvény időpontját és időtartamát; célját; elért eredményeket; résztvevők számát; a fellépő együttesek vagy színtársulatok nevét (ha volt ilyen); más forrásból való költség-hozzájárulás nagyságrendjét; rövid tartalmi ismertetőt a rendezvényről. A beszámolót kérjük aláírni és lepecsételni!
4. a költségeknek román nyelvű összesítőjét, a http://www.communitas.ro/elszamolas/letoltheto_tablazatok/ oldalról letölthető modell alkalmazásával. A költségösszesítőt kérjük aláírni és lepecsételni!
5. a programban résztvevők listáját;
6. képzés esetén a képzési anyagot;
7. díjak/jutalmak esetén szükséges mellékelni egy listát a díjak megnevezésével, a díjazottak nevével és aláírásával (pénzbeli jutalmakat nem áll módunkban elszámolni);
8. rendezvények esetén minimum egy újságcikket (teljes újságot mellékelni kell); reklámanyagot, mely ismerteti, beszámol a programról; fotókat. Kérünk mellékelni egy-egy példányt mindazon anyagokból, melyeken feltüntették a Communitas Alapítványt, mint támogatót.
Kérjük pályázóinkat, hogy ellenőrizzék a számla számát és kitöltési dátumát! A számla a rendezvény időpontja körüli napokon kell legyen kiállítva!
A pályázók rendezvényeiken és a saját honlapjukon (feltéve, ha rendelkeznek) kötelezően fel kell tüntessék a Communitas Alapítványt, mint támogatót. Abban az esetben, ha a program támogatóinak körében a Communitas Alapítvány hozzájárulása a legjelentősebb, az Alapítványt főtámogatóként kell feltüntetni. Az Alapítvány logóit elektronikus formában töltse le a www.communitas.ro honlap interaktív menüpontjából, vagy kérje a communitas@rmdsz.ro e-mail címen.
A következő költségeket lehet elszámolni:
• szállás:
o egy éjszaka szállásköltsége legtöbb 100 RON/fő/éj lehet,
o a számla mellé kérjük mellékeljen a szállásadó által lepecsételt és aláírt szállásdiagramot;
• szállítás:
o a szervezéshez kapcsolódó kiszállások esetén a személygépkocsi használatánál kérjük mellékelni az írásbeli megállapodás, menetlevél fénymásolatát, az üzemanyagot minden esetben 7,5 l/100 km-rel lehet számolni,
o utazási és szállítási költségek esetén a bizonylatok (jegy, üzemanyag nyugta) fénymásolatait fogadjuk el az elszámolásban,
o szállítás esetén mellékelni kell a szolgáltatói szerződés másolatát;
• népszerűsítő anyagok (szórólap, plakát, kitűző stb.):
o kérjük, mellékeljen egy-egy példányt a megvalósított népszerűsítő anyagokból, ezeken kötelezően fel kell tüntetni a Communitas Alapítványt, mint támogatót/főtámogatót;
• fogyóanyagok;
• díjak, jutalmak;
o szükséges mellékelni egy listát a díjak megnevezésével, a díjazottak nevével és aláírásával;
• terembér, fordító-berendezés és más eszközök bérleti díja:
o csatolni kell a bérleti díj egyezményének másolatát.
• étkezés:
o A résztvevők étkeztetésére, illetve protokoll költségeire nem számolható el több ebből az alapból, mint a megítélt összeg 25%-a. Nem lehet szeszes italt elszámolni. Külön táblázatban tüntesse fel a személyek számát, étkezések típusait.
Bármely szolgáltatás esetén, kérjük, mellékeljék a megkötött szerződés (contract de prestări servicii) másolatát.
A megnyert összeg felvételének módja:
• banki átutalással
o a pályázatban megnyert összeget utaljuk a pályázó szervezet bankszámlájára, a számlán feltüntetett adatok szerint.
o 5000 lej feletti öszegeket kizárólag banki átutalással bocsátunk a pályázó rendelkezésére.
• készpénzben
o a megnyert összeget a Communitas Alapítvány gazdasági irodájában (Kolozsvár, Republicii utca 60 szám, Földszint, 1. ajtó) veheti fel a pályázó, vagy a pályázó által írásban felhatalmazott személy. Ez esetben kérjük a nyugta előkészítését a készpénzes felvételre. Elszámolási szándékukat kérjük legalább két nappal azelőtt jelezzék a 0264-592412-es telefonszámon.
Az elszámolás határideje: legtöbb 30 nappal a rendezvény lezajlása után.
A program időpontjának változásáról kérjük írásban értesítse az Alapítványt a pályázatban megjelölt programidőpont előtt 2 héttel. Az ezt a határidőt meghaladó utólagos módosító kérelmeket és elszámolásokat a Communitas Alapítvány nem fogadja el.
A decemberben lezajló programok végső elszámolási határideje 2012. január 20. Folyamatos programok esetén lehetőség van időközi elszámolás benyújtására is. Ez esetben a támogatás folyósítása is több részletben történik.
Az elszámolást kérjük elküldeni a Communitas Alapítvány gazdasági irodájának a következő címre:
Fundaţia Communitas – Departamentul Economic
(Ferencz Katalin részére)
400489 Cluj Napoca, Str. Republicii, Nr. 60
Jud. CJ
A támogatás nem kerül kifizetésre, ha a pályázó:
• nem tartotta be az elszámolási szabályokat;
• a pályázatban feltüntetett időpont utáni 30 napon belül nem számol el;
• nem tartotta be a pályázatban megjelölt időpontot, vagy nem rendelkezik az időpont módosítására vonatkozó jóváhagyással a Communitas Alapítvány Kuratóriumától. A kérést a program pályázatban megjelölt időpontja előtt legalább 2 héttel kell eljuttatni a Communitas Alapítvány titkárságára;
• rendezvényén, kiadványaiban, népszerűsítő anyagain nem tüntette fel a Communitas Alapítványt, mint támogatót/főtámogatót, a honlapról letölthető aktuális logók alkalmazásával;
• a nyertes pályázatra vonatkozó rendezvény elmaradása esetén a megítélt összeget más, meg nem pályázott, programra/rendezvényre használta fel.
Elszámolási szabályzatunk követi a romániai Etnikumközi Kapcsolatok Hivatalának, valamint az európai és magyarországi támogatási rendszerek elszámolási modelljeit.
További információkért forduljanak Ferencz Katalin gazdasági irodavezetőhöz (tel: 0264-592412).
II. Jogi személyiséggel és/vagy számlatömbbel nem rendelkező pályázók (egyes esetekben diáktanácsok, egyházközségek, stb.) részére
A támogatás elszámolási rendszerben működik: a megítélt összeget a helyes elszámolás átadása után kaphatja meg a pályázó.
Az elszámolásnak tartalmaznia kell:
1. a Communitas nevére kiállított eredeti kifizetési bizonylatokat;
2. egy román nyelvű tartalmi, tevékenységi beszámolót, amely tartalmazza: a rendezvény időpontját és időtartamát; célját; elért eredményeket; résztvevők számát; a fellépő együttesek vagy színtársulatok nevét (ha volt ilyen); más forrásból való költség-hozzájárulás nagyságrendjét; rövid tartalmi ismertetőt a rendezvényről. A beszámolót kérjük aláírni és lepecsételni!
3. a költségeknek román nyelvű összesítőjét, a http://www.communitas.ro/elszamolas/letoltheto_tablazatok/ oldalról letölthető modell alkalmazásával.
Eredeti kifizetési bizonylatokkal csak a Communitas Alapítvány által támogatott tételeket kell bizonyítaniuk. A költségösszesítőt kérjük aláírni és lepecsételni!
4. a programban résztvevők listáját;
5. képzés esetén a képzési anyagot;
6. díjak/jutalmak esetén szükséges mellékelni egy listát a díjak megnevezésével, a díjazottak nevével és aláírásával (pénzbeli jutalmakat nem áll módunkban elszámolni);
7. rendezvények esetén minimum egy újságcikket (teljes újságot mellékelni kell); reklámanyagot, mely ismerteti, beszámol a programról; fotókat. Kérünk mellékelni egy-egy példányt mindazon anyagokból, melyeken feltüntették a Communitas Alapítványt, mint támogatót.
Az elszámolásban vagy a szolgáltató által küldött számlákon kötelezően tüntesse fel a nyertes pályázat iktatószámát!
A számlákat (factură), nyugtákat (chitanţă), egyéb hivatalos román nyelvű bizonylatokat a Communitas Alapítvány nevére kell kiállítani (Fundaţia Communitas, Cluj Napoca, Str. Republicii nr. 60, cod Fiscal 10411135, BCR Cluj, Cod IBAN: RO 02 RNCB 0106026613610001). A számlákat aláírja a pályázat programfelelőse.
Nyomdaköltség esetén mellékelni kell a küldőlevél (aviz de însoţire a mărfii) fénymásolatát is.
Kérjük pályázóinkat, hogy ellenőrizzék a számla számát és kitöltési dátumát! A számla a rendezvény időpontja körüli napokon kell legyen kiállítva!
A pályázók rendezvényeiken és a saját honlapjukon (feltéve, ha rendelkeznek) kötelezően fel kell tüntessék a Communitas Alapítványt, mint támogatót. Abban az esetben, ha a program támogatóinak körében a Communitas Alapítvány hozzájárulása a legjelentősebb, az Alapítványt főtámogatóként kell feltüntetni. Az Alapítvány logóit elektronikus formában töltse le a www.communitas.ro honlap interaktív menüpontjából, vagy kérje a communitas@rmdsz.ro e-mail címen.
A következő költségeket lehet elszámolni:
• szállás:
o egy éjszaka szállásköltsége legtöbb 100 RON/fő/éj lehet,
o a számla mellé kérjük mellékeljen a szállásadó által lepecsételt és aláírt szállásdiagramot;
• szállítás:
o a szervezéshez kapcsolódó kiszállások esetén a személygépkocsi használatánál kérjük mellékelni az írásbeli megállapodást, üzemanyagot minden esetben 7,5 l/100 km-rel számolni,
o utazási és szállítási költségek esetén kizárólag eredeti bizonylatokat (számla, jegy, üzemanyag nyugta) fogadunk el az elszámolásban,
o szállítás esetén mellékelni kell a szolgáltatói szerződés másolatát;
• népszerűsítő anyagok (szórólap, plakát, kitűző stb.):
o kérjük, mellékeljen egy-egy példányt a megvalósított népszerűsítő anyagokból, ezeken kötelezően fel kell tüntetni a Communitas Alapítványt, mint támogatót/főtámogatót;
• fogyóanyagok;
• díjak, jutalmak;
o szükséges mellékelni egy listát a díjak megnevezésével, a díjazottak nevével és aláírásával;
• terembér, fordító-berendezés és más eszközök bérleti díja:
o csatolni kell a bérleti díj egyezményének másolatát;
• étkezés:
o A résztvevők étkeztetésére, illetve protokoll költségeire nem számolható el több ebből az alapból, mint a megítélt összeg 25%-a. Nem lehet szeszes italt elszámolni. Külön táblázatban tüntesse fel a személyek számát, étkezések típusait;
Bármely szolgáltatás esetén, kérjük, mellékeljék a megkötött szerződés (contract de prestări servicii) másolatát. Figyelem: a szerződést a pályázók a Communitas nevére kötik, a megfelelő részben megjelölve, hogy egy nyertes pályázat programfelelőseként az Alapítvány nevében aláírják azt. A szerződés lepecsételésére a készpénz felvételekor kerül sor.
A megnyert összeg felvételének módja:
• banki átutalással
o amennyiben a számlákhoz nem mellékel kifizetési bizonylatot, utaljuk a számlát kiállító jogi személy számlájára,
• készpénzben
o a megnyert összeget a Communitas Alapítvány gazdasági irodájában (Kolozsvár, Republicii utca 60 szám, Földszint, 1. ajtó) veheti fel a pályázó, vagy a pályázó által írásban felhatalmazott személy. Elszámolási szándékukat kérjük legalább két nappal azelőtt jelezzék a 0264-592412-es telefonszámon.
Az elszámolás határideje: legtöbb 30 nappal a rendezvény lezajlása után.
A program időpontjának változásáról kérjük írásban értesítse az Alapítványt a pályázatban megjelölt programidőpont előtt 2 héttel. Az ezt a határidőt meghaladó utólagos módosító kérelmeket és elszámolásokat a Communitas Alapítvány nem fogadja el.
A decemberben lezajló programok végső elszámolási határideje 2012. január 20. Folyamatos programok esetén lehetőség van időközi elszámolás benyújtására is. Ez esetben a támogatás folyósítása is több részletben történik.
Az elszámolást kérjük elküldeni a Communitas Alapítvány gazdasági irodájának a következő címre:
Fundaţia Communitas – Departamentul Economic
(Ferencz Katalin részére)
400489 Cluj Napoca, Str. Republicii, Nr. 60
Jud. CJ
A támogatás nem kerül kifizetésre, ha a pályázó:
• nem tartotta be az elszámolási szabályokat;
• a pályázatban feltüntetett időpont utáni 30 napon belül nem számol el;
• nem tartotta be a pályázatban megjelölt időpontot, vagy nem rendelkezik az időpont módosítására vonatkozó jóváhagyással a Communitas Alapítvány Kuratóriumától. A kérést a program pályázatban megjelölt időpontja előtt legalább 2 héttel kell eljuttatni a Communitas Alapítvány titkárságára;
• rendezvényén, kiadványaiban, népszerűsítő anyagain nem tüntette fel a Communitas Alapítványt, mint támogatót/főtámogatót, a honlapról letölthető aktuális logók alkalmazásával;
• a nyertes pályázatra vonatkozó rendezvény elmaradása esetén a megítélt összeget más, meg nem pályázott, programra/rendezvényre használta fel.
Elszámolási szabályzatunk követi a romániai Etnikumközi Kapcsolatok Hivatalának, valamint az európai és magyarországi támogatási rendszerek elszámolási modelljeit.
További információkért forduljanak Ferencz Katalin gazdasági irodavezetőhöz (tel: 0264-592412).